OBBLIGHI IMPOSTI DAL D.LGS. 231/2007

(come modificato dal D.Lgs. 90/2017)

OBBLIGHI IMPOSTI DAL D.LGS. 231/2007
(come modificato dal D.Lgs. 90/2017)
1. ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA
a. Identificazione del cliente
Si effettua in presenza del cliente, mediante riscontro di un documento di identità valido e non scaduto, del quale occorre acquisire copia.

b. Identificazione dell’esecutore
Soggetto delegato ad operare in nome e per conto del cliente o a cui siano comunque conferiti poteri di rappresentanza (tale soggetto dovrà essere pertanto identificato sia nei casi di soggetti diversi dalle persone fisiche, e che operano pertanto mediante un rappresentante, sia nei casi di clienti persone fisiche che delegano altri soggetti per il compimento
di specifiche operazioni).
Va identificato mediante documento di identità valido e non scaduto, del quale occorre acquisire copia.
Occorre altresì verificare l’esistenza e l’ampiezza del potere di rappresentanza in forza del quale opera in nome e per conto del cliente, acquisendo la relativa documentazione.

c. Identificazione titolare effettivo
In caso di clienti diversi dalle persone fisiche, l’identificazione del o dei titolari effettivi va effettuata mediante:
- l’esame e l’acquisizione delle visure camerali o altri documenti usati per esaminare l’assetto proprietario del cliente persona giuridica;
- l’esame e l’acquisizione della visura sezione speciale del registro delle imprese, quando operativo. (L’art. 21 del D.Lgs.
231/2007 prevede un obbligo per tutte le persone giuridiche di comunicare al Registro delle Imprese le informazioni relative ai propri titolari effettivi, ai fini della registrazione in apposite sezioni, consultabili dai soggetti obbligati (dietro pagamento di diritti di segreteria. La concreta attuazione di tale registro è demandata ad un Decreto del Ministero dell’economia e delle Finanze che dovrà essere adottato entro 12 mesi dall’entrata in vigore del D.Lgs. 90/2017);
- la dichiarazione del cliente;
- l’art. 22, comma 1, prevede l’obbligo in capo a tutti i clienti di fornire per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire ai soggetti obbligati di adempiere agli obblighi di adeguata verifica; inoltre il, comma 2, prevede uno specifico obbligo per le imprese dotate di personalità giuridica e per le persone giuridiche private, di ottenere e conservare informazioni adeguate, accurate e aggiornate sulla propria titolarità effettiva da fornire ai soggetti obbligati agli adempimenti antiriciclaggio.
d. Acquisizione e valutazione di informazioni sullo scopo e sulla natura dell’operazione
Occorre acquisire e conservare informazioni relative alla natura dell’incarico ricevuto dal cliente ed allo scopodell’operazione richiesta; vanno inoltre acquisite informazioni relative a:
- instaurazione del rapporto;
- relazioni intercorrenti tra il cliente e l’esecutore;
- relazioni intercorrenti tra il cliente e il titolare effettivo;
- attività lavorativa;
- ulteriori informazioni acquisite o possedute in ragione dell’esercizio dell’attività;
e. Analisi e valutazione dei rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo associabili al cliente ed all’operazione effettuata dallo stesso.
Viene espressamente previsto dall’art. 17, comma 3, che i soggetti obbligati debbono adottare misure di adeguata verifica della clientela proporzionali all’entità dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo; tale graduazione dell’entità delle misure adottate va fatta tenendo conto dei criteri elencati in dettaglio dal medesimo comma 3 dell’art. 17.
2. OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE
a) Conservazione dei dati, informazioni e documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela (a titolo esemplificativo: documenti di identità del cliente e dell’eventuale esecutore, dichiarazione del cliente, ai sensi del nuovo art. 22, visure camerali comprensive dell’accesso alla nuova sezione in cui sono registrati i dati dei titolari effettivi (da quando sarà operativa), altri documenti che consentano di verificare i poteri di rappresentanza dell’eventuale esecutore o l’identità dei titolari effettivi o l’assetto proprietario e di controllo del cliente, le dichiarazioni del cliente persona giuridica sulla propria titolarità effettiva ai sensi del nuovo art. 22).
b) Conservazione di copia delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni (a titolo esemplificativo: copia delle proposte accettate, dei contratti preliminari, dei contratti definitivi, copia dei mezzi di pagamento).
3. SEGNALAZIONE OPERAZIONI SOSPETTE
Per quanto riguarda l’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette, il nuovo art. 35 conferma l’obbligo per i soggetti obbligati di inviare alla UIF una segnalazione di operazione sospetta quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, o che comunque i fondi utilizzati nell’operazione, indipendentemente dalla loro entità, provengano da attività criminosa.
Il comma 2 della norma specifica poi che i soggetti obbligati possono compiere l’operazione solo dopo aver effettuato la segnalazione, fatti salvi i casi in cui esiste un obbligo di legge di ricevere l’atto o nei casi in cui l’esecuzione dell’operazione non può essere differita.
Il sospetto può essere desunto da caratteristiche, entità, natura delle operazioni, o da qualsiasi altra circostanza conosciuta dai segnalanti in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica o dell’attività svolta dai soggetti cui le operazioni sono riferite.
Per agevolare l’individuazione delle operazioni sospette, il decreto prevede alcuni strumenti operativi: gli indicatori di anomalia, emanati da autorità diverse su proposta della UIF; i modelli e gli schemi rappresentativi di comportamenti anomali, elaborati e diffusi dalla UIF.
La trasmissione delle segnalazioni alla UIF avviene in via telematica, tramite il portale Internet INFOSTAT-UIF, previa registrazione e abilitazione del segnalante al sistema con le modalità indicate con apposite istruzioni.

MODULISTICA
1. ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA
Il kit prevede 3 differenti moduli da utilizzare per l’adeguata verifica e la dichiarazione che deve essere sottoscritta dal cliente ai sensi dell’art. 22 D.Lgs.231/2007:
- Modulo da utilizzare in caso di clienti persone fisiche che agiscono in nome e per proprio conto.
- Modulo da utilizzare in caso di persona fisica che agisce in nome e per conto di altra persona fisica, sulla base di una Procura, ovvero di un potere di rappresentanza di cui è munito in base alla legge o ad un Provvedimento giudiziario (ad esempio il genitore che agisce in nome e per conto di un minore, un curatore o un tutore o un amministratore
di sostegno).
- Modulo da utilizzare in caso di cliente persona giuridica (società, ente, associazione ecc) che agisce per il tramite di un soggetto delegato a rappresentarla (legale rappresentante o soggetto delegato alla firma per l’operazione da eseguire).
2. SCHEDA ANALISI DEL RISCHIO
L’art. 15 comma 4 del D.Lgs. 231/2007 prevede che l’analisi e la valutazione dei rischi effettuata dai soggetti obbligati con riferimento ai propri clienti ed alle operazioni da essi effettuate, debba essere documentata. La scheda costituisce quindi un supporto pratico per la documentazione della stessa e deve essere compilata con riferimento ad ogni cliente, pertanto
ad ogni parte dell’operazione effettuata.
La scheda riporta i criteri, oggettivi e soggettivi, elencati nell’art. 17 comma 3 del D.Lgs. 231/2007; per ogni criterio è possibile selezionare un’opzione ed attribuire alla stessa un valore di rischi da 1 (rischio basso) a 5 (rischio molto alto).
3. FASCICOLO DELLA CLIENTELA
Il fascicolo può essere utilizzato per la raccolta e archiviazione di tutta la documentazione che deve essere conservata ai sensi degli artt. 31 e 32 del D.Lgs. 231/2007.
Nella pagina interna di copertina è presente una check list, quale promemoria dei documenti che è possibile inserire nel fascicolo, con la possibilità di indicare la data di acquisizione per ciascun documento, così come previsto dal citato art. 32. L’agente potrà optare per la creazione di un fascicolo per ogni cliente (ad esempio uno per parte acquirente ed uno per parte venditrice) oppure potrà scegliere di conservare all’interno dello stesso fascicolo i documenti relativi all’intera operazione ed a tutte le parti in essa coinvolte. In ogni caso dovrà essere garantita la completa e tempestiva accessibilità
ai documenti in caso di richiesta da parte delle Autorità.

PROCEDURE
1. CLIENTE PERSONA FISICA
- IDENTIFICO IL CLIENTE MEDIANTE UN DOCUMENTO DI IDENTITÀ DI CUI ACQUISISCO COPIA
- ACQUISISCO INFORMAZIONI SULLA NATURA E SCOPO DELL’OPERAZIONE
- FACCIO SOTTOSCRIVERE AL CLIENTE LA DICHIARAZIONE EX ART. 22
- ACQUISISCO COPIA DI TUTTE LE SCRITTURE/ATTI RELATIVI ALL’OPERAZIONE E DEI MEZZI DI PAGAMENTO UTILIZZATI

2. CLIENTE PERSONA FISICA RAPPRESENTATA DA ALTRA PERSONA FISICA
(PROCURATORE, TUTORE, CURATORE A.D.S., ECC.)
- IDENTIFICO L’ESECUTORE MEDIANTE UN DOCUMENTO DI IDENTITÀ DI CUI ACQUISISCO COPIA
- CONTROLLO IL SUO POTERE DI RAPPRESENTANZA E ACQUISISCO COPIA DEI DOCUMENTI/ATTI CHE LO POSSANO ATTESTARE
- IDENTIFICO IL SOGGETTO IN NOME E PER CONTO DEL QUALE VIENE ESEGUITA L’OPERAZIONE MEDIANTE COPIA DEI DOCUMENTI E DICHIARAZIONE DELL’ESECUTORE
- ACQUISISCO INFORMAZIONI SULLA NATURA E SCOPO DELL’OPERAZIONE
- FACCIO SOTTOSCRIVERE ALL’ESECUTORE LA DICHIARAZIONE EX ART. 22
- ACQUISISCO COPIA DI TUTTE LE SCRITTURE/ATTI RELATIVI ALL’OPERAZIONE E DEI MEZZI DI PAGAMENTO UTILIZZATI

3. CLIENTE PERSONA GIURIDICA
- IDENTIFICO IL SOGGETTO CHE RAPPRESENTA LA SOCIETÀ/ENTE/ASSOCIAZIONE (ESECUTORE) MEDIANTE UN DOCUMENTO DI IDENTITÀ DI CUI ACQUISISCO COPIA
- CONTROLLO IL SUO POTERE DI RAPPRESENTANZA E ACQUISISCO COPIA DEI DOCUMENTI/ATTI CHE LO POSSANO ATTESTARE
- IDENTIFICO LA PERSONA GIURIDICA IN NOME E PER CONTO DEL QUALE VIENE ESEGUITA L’OPERAZIONE MEDIANTE COPIA DEI DOCUMENTI (VISURA) E DICHIARAZIONE DELL’ESECUTORE
- ACQUISISCO INFORMAZIONI SULLA NATURA E SCOPO DELL’OPERAZIONE
- ACQUISISCO INFORMAZIONI SULL’ASSETTO PROPRIETARIO DELLA SOCIETÀ (MEDIANTE COPIA DELLA VISURA)
- INDIVIDUO E IDENTIFICO IL/I TITOLARE/I EFFETTIVO/I MEDIANTE LA DOCUMENTAZIONE E MEDIANTE LA DICHIARAZIONE DEL CLIENTE
- FACCIO SOTTOSCRIVERE ALL’ESECUTORE LA DICHIARAZIONE EX ART. 22
- ACQUISISCO COPIA DI TUTTE LE SCRITTURE/ATTI RELATIVI ALL’OPERAZIONE E DEI MEZZI DI PAGAMENTO UTILIZZATI

DEFINIZIONI UTILI
Art. 20 (Criteri per la determinazione della titolarità effettiva di clienti diversi dalle persone fisiche).
1. Il titolare effettivo di clienti diversi dalle persone fisiche coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente ovvero il relativo controllo.
2. Nel caso in cui il cliente sia una società di capitali:
a) costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25 per cento del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;
b) costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25 per cento del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interpostapersona.
3. Nelle ipotesi in cui l’esame dell’assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo in forza:
a) del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
b) del controllo di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria;
c) dell’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante.
4. Qualora l’applicazione dei criteri di cui ai precedenti commi non consenta di individuare univocamente uno o più titolari effettivi, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari di poteri di amministrazione o direzione della società.

Art. 22 (Obblighi del cliente).
1. I clienti forniscono per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire ai soggetti obbligati di adempiere agli obblighi di adeguata verifica.
2. Per le finalità di cui al presente decreto, le imprese dotate di personalità giuridica e le persone giuridiche private ottengono e conservano, per un periodo non inferiore a cinque anni, informazioni adeguate, accurate e aggiornate sulla propria titolarità effettiva e le forniscono ai soggetti obbligati, in occasione degli adempimenti strumentali all’adeguata verifica della clientela.

Art. 1 lett. dd) persone politicamente esposte:
le persone fisiche che occupano o hanno cessato di occupare da meno di un anno importanti cariche pubbliche, nonché i loro familiari e coloro che con i predetti soggetti intrattengono notoriamente stretti legami, come di seguito elencate:
1) Sono persone fisiche che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche coloro che ricoprono o hanno ricoperto la carica di:
1.1 Presidente della Repubblica, Presidente del Consiglio, Ministro, Vice-Ministro e Sottosegretario, Presidente di Regione,Assessore Regionale, Sindaco di capoluogo di provincia o città metropolitana, Sindaco di comune con popolazione non inferiore a 15.000 abitanti nonché cariche analoghe in Stati esteri;
1.2 Deputato, Senatore, Parlamentare Europeo, Consigliere Regionale nonché cariche analoghe in Stati esteri;
1.3 membro degli organi direttivi centrali di partiti politici;
1.4 giudice della Corte Costituzionale, magistrato della Corte di Cassazione o della Corte dei Conti, consigliere di Stato e altri componenti del Consiglio di Giustizia Amministrativa per la Regione siciliana nonché cariche analoghe in Stati esteri;

1.5 membro degli organi direttivi delle banche centrali e delle autorità indipendenti;

1.6 ambasciatore, incaricato d’affari ovvero cariche equivalenti in Stati esteri, ufficiale di grado apicale delle forze armate ovvero cariche analoghe in Stati esteri;
1.7 componente degli organi di amministrazione, direzione o controllo delle imprese controllate, anche indirettamente, dallo Stato italiano o da uno Stato estero ovvero partecipate, in misura prevalente o totalitaria, dalle Regioni, da comuni capoluoghi di provincia e città metropolitane e da comuni con popolazione complessivamente non inferiore a 15.000 abitanti;
1.8 direttore generale di ASL e di azienda ospedaliera, di azienda ospedaliera universitaria e degli altri enti del servizio sanitario nazionale;
1.9 direttore, vicedirettore e membro dell’organo di gestione o soggetto svolgenti funzioni equivalenti in organizzazioni internazionali;

2) Sono familiari di persone politicamente esposte: i genitori, il coniuge o la persona legata in unione civile o convivenza di fatto o istituti assimilabili alla persona politicamente esposta, i figli e i loro coniugi nonché le persone legate ai figli in unione civile o convivenza di fatto o istituti assimilabili;

3) Sono soggetti con i quali le persone politicamente esposte intrattengono notoriamente stretti legami:
3.1 le persone fisiche legate alla persona politicamente esposta per via della titolarità effettiva congiunta di enti giuridici o di altro stretto rapporto di affari;
3.2 le persone fisiche che detengono solo formalmente il controllo totalitario di un’entità notoriamente costituita, di fatto, nell’interesse e a beneficio di una persona politicamente esposta.

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